Buchhaltung leicht gemacht: Das elektronische Fahrtenbuch

Was Sie für die Anerkennung durch das Finanzamt beachten müssen

Fahrtenbücher dienen dem Finanzamt als Nachweis über den Umfang der beruflichen, betrieblichen und privaten Fahrten und müssen daher lückenlos und detailliert geführt werden. Dies kann entweder handschriftlich oder elektronisch geschehen. Im Falle der elektronischen Führung müssen einige Regeln beachtet werden.

Welche Angaben muss ein elektronisches Fahrtenbuch enthalten?

Grundsätzlich müssen handschriftlich und elektronisch geführte Fahrtenbücher die gleichen Informationen enthalten. Zu den Pflichtangaben gehören bei beruflichen Fahrten das Datum, das konkrete Ziel der Fahrt unter genauer Angabe der Adresse mit Straße und Hausnummer und die besuchte Person, Behörde oder Filiale, außerdem der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt sowie die möglichst exakte Bezeichnung des jeweiligen Ortes. Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen gesondert gekennzeichnet werden.

In welcher Form muss ein elektronisches Fahrtenbuch geführt werden?

Für ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch ist entscheidend, dass es in einer geschlossenen Form geführt wird, das bedeutet, nachträgliche Veränderungen müssen nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Daher ist laut Urteil des Bundesfinanzhofes die Verwendung beispielsweise einer Excel-Tabelle nicht zulässig, da hier eine nachträgliche Veränderung technisch nicht ausgeschlossen werden kann. Änderungen gegenüber den ursprünglichen Aufzeichnungen müssen unbedingt erkennbar sein. Bei Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben grundsätzlich technisch ausgeschlossen sein oder aber im System dokumentiert werden. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Kilometerstand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Es empfiehlt sich allerdings, den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand zu dokumentieren. Einzelne Anbieter von Fahrtenbuch-Software werben damit, dass ihr Programm vom Finanzamt akzeptiert wird. Allerdings entsprechen solche Werbeaussagen nicht der Wahrheit, denn Finanzämter stellen für elektronische Fahrtenbücher keine Zertifikate aus. Es bleibt Pflicht des Steuerzahlers zu prüfen, ob das betreffende Programm die Voraussetzungen erfüllt, wenn ein elektronisches Fahrtenbuch für einen privat genutzten Dienstwagen genutzt wird. Um sicherzustellen, dass das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch anerkennt, können Sie einen Monat lang das elektronische Fahrtenbuch führen und dann dem Finanzamt zur Prüfung vorlegen.

Aufbewahrungsfristen für elektronische Fahrtenbücher

Die Finanzverwaltung hat ein Zugriffsrecht auf elektronisch gespeicherte Daten. Demnach muss während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren eine ständige Verfügbarkeit und unverzügliche Lesbarkeit der Daten gewährleistet werden. Bei einem Wechsel des Betriebssystems ist darauf zu achten, dass auch weiterhin Einsicht in die elektronischen Fahrtenbücher möglich sein muss. Bei eventuellen Änderungen müssen die Änderungshistorie mit Änderungsdatum und ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.