Buchführung und Bilanz: Rechtliche Grundlagen und Verfahren der Inventur
Unser heutiges Thema ist ein elementarer Baustein von Buchführung und Bilanz, nämlich die Inventur.
Rechtliche Grundlagen der Inventur
Sowohl das Handelsrecht als auch das Steuerrecht verpflichten alle Kaufleute, sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden mittels Inventur festzustellen, und zwar • einmalig aus Anlass der Unternehmensgründung oder Unternehmensübernahme • regelmäßig am Ende des Geschäftsjahres zum Bilanzstichtag • bei Auflösung oder Veräußerung des Unternehmens. Bei der Inventur werden die körperlichen Gegenstände des Vermögens (z.B. Maschinen, Rohstoffe, Barmittel) durch Zählen, Wiegen oder gegebenenfalls durch Schätzen nach Art und Menge aufgenommen (körperliche Bestandsaufnahme). Die auf diese Weise festgestellten Güter werden bewertet. Die nichtkörperlichen Wirtschaftsgüter (z.B. Forderungen, Konzessionen, Bankguthaben) werden aus der Buchführung aufgrund der buchhalterischen Aufzeichnungen und Belege festgestellt. Durch diese sogenannte „Buchinventur“ werden sie somit nur wertmäßig ermittelt.
Inventurverfahren
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Verfahren zur Inventur vor, jedoch muss das gewählte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung genügen.
Stichtagsinventur
Bei der Stichtagsinventur werden die Gegenstände des Vorratsvermögens am Bilanzstichtag aufgenommen. Die Aufstellung des Inventars kann innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Jedoch sind dabei Bestandsveränderungen zwischen Aufnahmetag und Bilanzstichtag anhand von Belegen mengen- und wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortzuschreiben bzw. zurückzurechnen. Auch eine zeitlich verlagerte Stichtagsinventur ist möglich. Dabei wird die körperliche Inventur ganz oder teilweise an einem Tag entweder innerhalb der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag (nachverlagerte Stichtagsinventur) oder während der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag (vorverlagerte Stichtagsinventur) durchgeführt. Der am Stichtag ermittelte Wert des Bestandes wird wertmäßig, nicht aber mengenmäßig, auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet. Die zeitlich verlagerte Stichtagsinventur ist nicht zulässig bei Beständen, die starken Preisschwankungen unterliegen, sowie bei besonders wertvollen Wirtschaftsgütern.
Permanente Inventur
Bei der permanenten Inventur wird der Bestand nach Art und Menge der Anlagen- und Lagerbuchführung entnommen und somit buchmäßig festgestellt. Bei Anwendung dieser Methode müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 1. In den Lagerbüchern müssen alle Bestände des Vorratsvermögens und deren Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge eingetragen und durch Belege nachgewiesen werden. 2. Mindestens einmal im Geschäftsjahr ist durch eine körperliche Bestandsaufnahme festzustellen, ob der in den Lagerbüchern ausgewiesene Buchbestand auch tatsächlich vorhanden ist. Ergeben sich Differenzen zwischen dem Buchbestand und dem tatsächlichen Bestand, ist die Lagerbuchführung nach dem Ergebnis der körperlichen Inventur zu berichtigen. 3. Über die Ergebnisse der verschiedenen Teilinventuren sind Aufzeichnungen unter Angabe des Aufnahmezeitpunktes und der aufnehmenden Personen anzufertigen, die zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die permanente Inventur ist nicht anwendbar für Bestände, bei denen durch Schwund, Verdunsten, Verderb usw. unkontrollierbare Abgänge eintreten, sowie für besonders wertvolle Wirtschaftsgüter.
Stichprobeninventur
Der Bestand der Vermögensgegenstände darf auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt werden. Der Aussagewert des durch die Stichprobe ermittelten Bestandes muss dabei demjenigen einer körperlichen Inventur gleichkommen.
Fest- bzw. Gruppenbewertung
Eine Einzelbewertung ist nicht immer möglich bzw. wirtschaftlich sinnvoll. Daher dürfen Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, wenn sie regelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist, mit einem Festwert angesetzt werden, sofern ihr Bestand in Größe, Wert oder Zusammensetzung nur geringen Schwankungen unterliegt. In der Regel ist in diesem Fall alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen. Ferner können gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände und Schulden zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden.
Bewertung der Vermögensgegenstände
Alle in einer Inventur aufgestellten Posten müssen bewertet werden, was generell nach den Anschaffungskosten für erworbene Güter oder Herstellungskosten für selbst produzierte Güter geschieht. Dabei wird der so genannte Teilwert berücksichtigt, welcher von der allgemeinen Marktsituation zum Bilanzstichtag abhängig ist. Sind zum Stichtag die Anschaffungskosten höher als die Wiederbeschaffungskosten, so gelten die Wiederbeschaffungskosten als Teilwert und sind anzusetzen. Ein Grund hierfür kann beispielsweise der Wertverlust durch längere Einlagerung oder eine Veränderung der Nachfrage durch die Abnehmer sein. Als Kosten für die Wiederbeschaffung gelten dabei die Ausgaben, die dem Kaufmann anfallen würden, wenn er die Ware neu erwerben müsste. Ist der Wert seiner Ware gefallen, so hat der Kaufmann eine sogenannte Teilwertabschreibung im Rahmen seiner Bestandsaufnahme durchzuführen, welche er ausreichend nachweisen muss.