Gesetzliche Anforderungen an Rechnungen

Buchführung Freiberufler: Welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen

Rechnungen dokumentieren das Bestehen einer Forderung und spielen eine bedeutende Rolle im Geschäftsverkehr. Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen ist dabei an genaue Bedingungen geknüpft.

Welche Angaben müssen in einer Rechnung enthalten sein?

Allgemein muss ein Dokument folgende Angaben enthalten, um von der Finanzbehörde als Rechnung anerkannt zu werden: • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers, • Termin der Lieferung oder Leistung, • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung, • die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Nettobeträge und die jeweils darauf entfallenden Steuerbeträge, • das Ausstellungsdatum, • eine einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers. Rechnungen erfordern keine Unterschrift.

Wie lange ist die Frist zur Erstellung der Rechnung?

Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden. Bei Privatkunden existiert keine maximale Frist für die Rechnungsstellung.

Form der Rechnung

Die Rechnung kann schriftlich oder elektronisch übermittelt werden. Natürlich gelten auch für die elektronische Rechnung die gesetzlichen Anforderungen. Durch das Steuervereinfachungsgesetz wurde das umständliche Verfahren, die elektronische Rechnung mit der Digitalen Signatur zu versehen, aufgehoben. Um elektronische Rechnungen versenden zu können, benötigen Sie allerdings das Einverständnis des Rechnungsempfängers.

Umsatzsteuerausweis in der Rechnung

Nur eine korrekte Rechnung, die den rechtlichen Anforderungen genügt, berechtigt auch zum Vorsteuerabzug. Korrekte Rechnungen mit einem richtigen Umsatzsteuerausweis zu schreiben liegt aber nicht nur im Interesse des Rechnungsempfängers, um die Vorsteuer abziehen zu dürfen, sondern auch im Interesse des leistenden Unternehmers: Weist der leistende Unternehmer einen Umsatzsteuerbetrag aus, obwohl er hierzu nicht berechtigt ist, schuldet der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer dem Finanzamt dennoch. Nur Kleinunternehmer im Sinne des § 19 des Umsatzsteuergesetzes, also Unternehmer, deren Umsätze maximal 17.500 Euro im Jahr betragen, brauchen keine Umsatzsteuer angeben und einziehen. Dafür dürfen sie im Umkehrschluss aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen in Abzug bringen. Da also die Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abzuführen haben, dürfen sie auch keine in Rechnung stellen.

Vereinfachte Rechnung für Beträge bis 150 Euro

Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro sieht die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung eine Vereinfachung vor. In diesen Fällen genügen die Angaben: • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, • das Ausstellungsdatum, • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und • das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Die Angabe des Empfängernamens, der Rechnungs- und Steuernummer sowie der separate Ausweis des Umsatzsteuerbetrages ist bei Kleinbetragsrechnungen also entbehrlich.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Ein Unternehmer muss Kopien der von ihm ausgestellten Rechnungen sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre lang aufbewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beginnt gemäß der Abgabenordnung mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Elektronische Ausgangs- und Eingangsrechnungen müssen ebenfalls zehn Jahre lang elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden und für das Finanzamt zugänglich gemacht werden können.