Steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten

Wie Sie Bewirtungskosten steuerlich absetzen können

Sowohl das Einkommensteuergesetz als auch das Umsatzsteuergesetz sehen Regelungen zur steuerlichen Absetzbarkeit von Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass vor. Damit Selbständige in ihrer Buchführung die Aufwendungen berücksichtigen können, müssen sie jedoch auf korrekte Nachweise achten.

Abzug von Bewirtungskosten bei der Einkommensteuer

Gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes sind Ausgaben für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar, sofern sie als „angemessen“ anzusehen sind und ihre Höhe und die betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. Da diese Begriffe recht subjektiv sind, bedürfen sie einer Konkretisierung. Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Darreichung von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Die Bewirtungskosten umfassen die Aufwendungen für Speisen und Getränke und die damit zusammenhängenden Nebenkosten (z.B. Trinkgelder). Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, wenn an ihnen Geschäftspartner (betriebsfremde Personen) teilnehmen; die zusätzliche Teilnahme von Arbeitnehmern ist unschädlich. Ist der Anlass der Bewirtung privater Natur (z.B. Geburtstag des Unternehmers), können die Kosten steuerlich nicht berücksichtigt werden. Bei einer Bewirtung in der Privatwohnung des Unternehmers wird grundsätzlich eine private Veranlassung unterstellt, so dass die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können Für „angemessene Bewirtungskosten“ existiert keine feste betragsmäßige Grenze. Jede Bewirtung ist vielmehr für sich allein auf Angemessenheit zu prüfen. Unangemessene Bewirtungsaufwendungen können nicht, auch nicht teilweise, als Betriebsausgaben abgezogen werden. Unangemessen sind Bewirtungsaufwendungen dann, wenn ein Missverhältnis zwischen Anlass und Höhe der Bewirtung besteht. Diese Verhältnismäßigkeit wird die Finanzbehörde im Einzelfall prüfen.

Betrieblich veranlasste Bewirtung von Arbeitnehmern

Aufwendungen für eine betrieblich veranlasste Bewirtung ausschließlich von Arbeitnehmern sind in vollem Umfang abziehbar. Sie gelten jedoch als Sachbezug und sind daher grundsätzlich lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn. Ausnahmsweise ist keine Lohnsteuerpflicht gegeben bei Speisen und Getränken im Wert von bis zu 110 Euro brutto anlässlich einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung. Heißgetränke, Gebäck etc. anlässlich geschäftlicher Besprechungen gelten als übliche Aufmerksamkeitsgesten und sind daher ebenfalls nicht lohnsteuerpflichtig. Aufwendungen für die reine Eigenbewirtung des Unternehmers können nicht steuerlich geltend gemacht werden, da es sich hier um Kosten der privaten Lebensführung handelt.

Formale Voraussetzungen für den Nachweis der Bewirtungskosten

Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen für Bewirtung muss der Steuerpflichtige folgende schriftliche Angaben machen: • Ort der Bewirtung • Datum der Bewirtung • Teilnehmer (inkl. des Gastgebers) • Anlass der Bewirtung (konkreter Anlass, z.B. „Planung Projekt ABC“) • Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld) Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen. Rechnungen über 150 Euro brutto müssen zusätzlich Name und Anschrift des Gastgebers sowie Rechnungs- und Steuernummer der Gaststätte enthalten. Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern können entweder auf der maschinellen Rechnung selbst handschriftlich vorgenommen werden oder auf einem separaten Beleg, der fest mit der Rechnung verbunden sein muss. Gaststättenrechnungen im Sinne des Einkommensteuergesetzes müssen grundsätzlich den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Weder die entsprechende Angabe des Steuerpflichtigen auf den von ihm erstellten Eigenbelegen noch die eingereichten Kreditkartenabrechnungen machen die erforderliche Angabe des Bewirtenden auf den Rechnungen entbehrlich, so der Bundesfinanzhof in einem aktuellen Urteil. Daher sollte der Bewirtende darauf bestehen, dass das Gaststättenpersonal den handschriftlichen Beleg abzeichnet und mit dem Firmenstempel versieht.

Umsatzsteuerliche Behandlung von Bewirtungskosten

Für Zwecke der Umsatzsteuer bestimmt § 15 Abs. 1a des Umsatzsteuergesetzes, dass Vorsteuern, die mit bestimmten nichtabziehbaren Betriebsausgaben im Zusammenhang stehen, vom Abzug ausgeschlossen sind. Der Vorsteuerausschluss gilt allerdings ausdrücklich nicht für angemessene und nachgewiesene Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass. Deshalb berechtigen solche Aufwendungen zum vollen Vorsteuerabzug, sofern die formellen Voraussetzungen erfüllt sind. Ein Abzug von Vorsteuerbeträgen für unangemessene Bewirtungskosten ist jedoch nicht vorgesehen, da bei diesen keine unternehmerische Veranlassung vorliegt.