Steuerliche Absetzbarkeit von IT-Kosten

Steuerberater online: Wann Sie Ausgaben für beruflich und privat genutzte Hardware und Software steuerlich absetzen können

Nachdem wir letzte Woche auf die steuerliche Behandlung von gemischt privat/beruflich genutzten Mobilfunk-, Telefon- oder Internetanschlüsse eingegangen sind, wollen wir diese Woche einen Blick auf die Hardware und Software werfen. Dieser Artikel befasst sich daher mit der steuerlichen Absetzbarkeit von PC, Drucker und Co.

Was fällt unter den Begriff „IT-Kosten“?

Als IT-Kosten im einkommensteuerlichen Sinne gelten vor allem die Ausgaben für: - Computer und Laptops, - Handys, - Software, - andere IT-Geräte wie Tablets, - Verbrauchsmaterial wie Toner und Papier. Kosten für PC-Zubehör wie ISDN-Karte, Modem oder Router sind nicht als Telekommunikationsaufwendungen abziehbar, können aber zusammen mit dem Computer geltend gemacht werden. Auch Bücher oder Fachzeitschriften können als abzugsfähige Kosten geltend gemacht werden, wenn sich die berufliche Veranlassung plausibel nachweisen lässt. Kosten für Fortbildungen im Beruf sowie Ergänzungsstudiengänge und Umschulungen erkennt das Finanzamt in voller Höhe an.

Was fällt unter „private“ bzw. „berufliche Nutzung“?

Ein Computer wird privat benutzt, wenn Sie dort privaten Schriftverkehr führen, Ihr Online-Banking erledigen oder Computerspiele spielen. Beispiele für eine berufliche Nutzung eines Computers sind die Erledigung beruflicher Aufgaben zu Hause, der Erwerb von notwendigen EDV-Kenntnissen, Fortbildungen oder auch die Erstellung von Bewerbungsschreiben. Als berufliche Verwendung gilt auch der Besuch von Websites mit Berufsbezug. Die Tätigkeit, für die der private Computer genutzt wird, muss nicht unbedingt hauptberuflich sein; es kann sich bei der Arbeit auch um einen Nebenjob handeln.

Steuerliche Absetzbarkeit für Angestellte

Während bis vor einigen Jahren die private Nutzung des eigenen PC eines Angestellten die steuerliche Anerkennung ausgeschlossen hat, können inzwischen die Kosten eines privat angeschafften und sowohl beruflich als auch privat genutzten PC aufgeteilt und der berufliche Anteil als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. In welcher Höhe Sie die Kosten für die Hardware absetzen können, hängt von der tatsächlichen jeweiligen Nutzungsdauer für berufliche und private Zwecke ab. Beträgt die private Mitbenutzung nicht mehr als 10 Prozent, können die gesamten Aufwendungen steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings müssen die Anschaffungskosten des Computers einschließlich der Peripheriegeräte wie Drucker usw. über die voraussichtliche Gesamtdauer der Nutzung verteilt werden. Ohne Nachweis nimmt das Finanzamt an, dass das Gerät je zur Hälfte privat und beruflich verwendet wird. Der Steuerpflichtige muss jedoch glaubhaft machen können, dass er den Computer nicht nur in unwesentlichem Maße beruflich nutzt. Soll eine berufliche Verwendung von mehr als 50 Prozent geltend gemacht werden, müssen Sie die Nutzung dokumentieren, indem Sie die Benutzung des PC nach privaten und beruflichen Zwecken - quasi wie in einem Fahrtenbuch - auflisten. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen Arbeitsplatz bereit, kann der Arbeitnehmer rückwirkend für Veranlagungszeiträume bis 2007 seine Kosten für das häusliche Arbeitszimmer steuerlich geltend machen.

Steuerliche Absetzbarkeit für Selbständige

Selbständige können so gut wie alle betrieblichen IT-Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Dazu sieht das Einkommensteuergesetz mehrere Wege vor. Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis maximal 150,00 Euro netto können wahlweise entweder im Jahr der Anschaffung sofort abgeschrieben werden oder nach der gewöhnlichen Nutzungsdauer normal abgeschrieben werden. Bei Wirtschaftsgütern mit Anschaffungskosten zwischen 150,01 und 410,00 Euro netto haben Sie die Wahl zwischen einer Sofortabschreibung, der normalen Abschreibung nach gewöhnlicher Nutzungsdauer oder der Bildung eines Sammelpostens mit Abschreibung über fünf Jahre. Für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 410,01 und 1.000,00 Euro netto haben Sie ein Wahlrecht zwischen der Bildung eines Sammelpostens mit linearer Abschreibung über fünf Jahre (die sogenannte Poolabschreibung) oder der normalen Abschreibung nach gewöhnlicher Nutzungsdauer. Dieser Sammelposten ist im Jahr der Bildung und den folgenden vier Jahren mit jeweils einem Fünftel gewinnmindernd aufzulösen. Für die Anschaffungen eines jeden Jahres ist jeweils ein eigener Sammelposten zu bilden.

Steuerliche Absetzbarkeit für Unternehmen

Neben der Hardware stellen besonders Software-Integration und Beratung einen enormen Kostenfaktor für Unternehmen dar. Dabei können die Kosten für die Analyse der Geschäftsprozesse steuerlich berücksichtigt werden, da sie als notwendige Vorstufe für die Einführung einer Software gelten. Außerdem fallen Implementierungskosten an, die als Anschaffungsnebenkosten zu behandeln sind. Auch Eigenleistungen des erwerbenden Unternehmens, die mit der Anschaffung und Implementierung des Softwaresystems im direkten Zusammenhang stehen und diesem einzeln zugeordnet werden können, wie etwa Kosten für die Installation sowie den hierdurch verursachten Personalaufwand, gehören zu den Anschaffungsnebenkosten. Vorkosten, die vor der Kaufentscheidung anfallen, sind sofort als Betriebsausgaben abziehbar. Laut Finanzbehörden gilt dies ebenso für Schulungskosten. Wartungskosten sowie Weiterentwicklungen und Verbesserungen der Software im Rahmen von Updates, Versions- oder Releasewechseln gelten dagegen als Erhaltungsaufwendungen. Für Verbesserungen gilt diese Einschätzung wiederum nicht. Bei umfangreichen Projekten, wie etwa der Einführung einer neuen Software, kann daher die Beratung durch einen Steuerberater günstig sein, damit die Kosten auch richtig steuerlich geltend gemacht werden.