Steuerliche Behandlung von Reisekosten bei Geschäftsreisen ab 1. Januar 2016

Steuerberater online: BMF gibt Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für Auslandsdienstreisen bekannt

Das Bundesfinanzministerium (BMF) gab kürzlich die ab dem 1. Januar 2016 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen bekannt.

Was gehört zu den Reisekosten?

Reisekosten sind jene Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Zu den Reisekosten gehören - Fahrtkosten, - Übernachtungskosten, - Reisenebenkosten, - die sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen, wenn diese nahezu ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte veranlasst sind. Unter den Begriff der Reisenebenkosten fallen Kosten, die dem Steuerpflichtigen - für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, - für Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts, - Ausgaben für Straßenbenutzung und Parkplatz sowie eventuelle Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, - Reisegepäckversicherung sowie - Wertverluste infolge eines Diebstahls des persönlichen, notwendigen Reisegepäcks entstanden sind.

Steuerliche Behandlung von Reisekosten

Um Reisekosten als Werbungskosten abziehen zu können, muss eine Fahrt zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte, egal ob als Tages- oder Mehrtagefahrt mit Übernachtung, unternommen werden. Auch die Fahrtkosten mit einem privaten Fahrzeug können entweder mittels Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer oder durch nachgewiesene Kosten abgesetzt werden. Im Gegensatz zum Inland können Übernachtungskosten im Ausland entweder in tatsächlicher Höhe oder mit Pauschbeträgen angesetzt werden, die je nach Land unterschiedlich hoch sind. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich für Arbeitgeber anwendbar, für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers bzw. den Betriebsausgabenabzug eines Selbständigen sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend. Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Staaten ist für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht wird. Bei der Abreise vom Ausland ins Inland oder umgekehrt ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.

Was sind Verpflegungsmehraufwendungen?

Unter Verpflegungsmehraufwand versteht man im Steuerrecht die zusätzlichen Kosten, die dem Steuerpflichtigen entstehen, weil er sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Tätigkeitsstätte aufhält und sich deshalb nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann. Dieser Mehraufwand kann als Werbungskosten bzw. als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Im Fall einer doppelten Haushaltsführung im Ausland gelten die im Folgenden vorgestellten Regeln entsprechend.

Steuerliche Behandlung von Verpflegungsmehraufwendungen

Grundsätzlich sind Mehraufwendungen für die Verpflegung nicht steuerlich absetzbar. Das Einkommensteuergesetz sieht aber eine Ausnahme für die Verpflegungskosten auf betrieblich bedingten Reisen vor, deren Höhe sich nach der Dauer der Abwesenheit richtet. Für Essen und Trinken dürfen nur die gesetzlich vorgeschriebenen Tagespauschalen angesetzt werden; ein Abzug in Höhe tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen ist nicht zulässig. Für Selbständige stellen die Reisekosten Betriebsausgaben dar, für Arbeitnehmer sind sie Werbungskosten. Seit 2014 gilt bei Reisekosten innerhalb Deutschlands nur noch eine zwei- statt zuvor einer dreistufigen Staffelung bei den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen. Die Pauschalen für einige andere Länder wurden zum 1. Januar 2016 erhöht, für andere Länder dagegen gekürzt. Eine vollständige Übersicht über die geltenden Pauschalen finden Sie auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums. Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Nach drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte als neue regelmäßige Arbeitsstätte angesehen, sodass dann keine Dienstreise mehr vorliegt.