Besonderheiten bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen

Buchführung Freiberufler: Was Sie bei elektronischen Rechnungen beachten müssen

Die elektronische Übermittlung von Rechnungen spielt im Geschäftsleben eine zunehmende Rolle. Zwar entfalten elektronische Rechnungen dieselben Rechtsfolgen wie herkömmliche Rechnungen und müssen dieselben Inhalte umfassen. Zusätzlich zu den gesetzlichen Vorgaben bei Print-Rechnungen müssen bei elektronischen Rechnungen jedoch einige Dinge beachtet werden.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Dieses elektronische Dokument hat die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Print-Rechnung.

Welche Angaben müssen in einer elektronischen Rechnung enthalten sein?

Auch für elektronische Rechnungen gelten die gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen. Sie müssen also ebenso wie herkömmliche Rechnungen enthalten: • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers, • Termin der Lieferung oder Leistung, • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung, • die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Nettobeträge und die jeweils darauf entfallenden Steuerbeträge, • das Ausstellungsdatum, • eine einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers. Zu beachten ist bei der Verwendung elektronischer Rechnungen, dass der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung der Rechnung zugestimmt haben muss. Diese Zustimmung kann beispielsweise durch eine Regelung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, eine Zustimmungserklärung im Vorfeld oder eine Zustimmung im Nachhinein erfolgen.

Wie lange ist die Frist zur Erstellung der elektronischen Rechnung?

Ebenso wenig wie beim Inhalt unterscheiden sich gedruckte und elektronische Rechnungen bei der Frist zur Erstellung: Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden; bei Privatkunden existiert keine maximale Frist.

In welcher Form darf die elektronische Rechnung übermittelt werden?

Durch das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 sind die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen deutlich reduziert worden. Dem Rechnungsaussteller steht es seither vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers frei, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Zudem ist die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur noch optional, nicht mehr verpflichtend. Die Rechnung braucht auch nicht unterschrieben werden. Damit können elektronische Rechnungen beispielsweise als E-Mail mit PDF-Anhang, per Serverfax oder auch als Web- Download versandt werden. Zu beachten ist allerdings, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet sein müssen. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Elektronische Ausgangs- und Eingangsrechnungen müssen ebenso wie herkömmliche Rechnungen zehn Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden und für das Finanzamt zugänglich gemacht werden können. Die Aufbewahrungsfrist beginnt gemäß der Abgabenordnung mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Zu beachten ist bei der Aufbewahrung, dass elektronisch erhaltene Rechnungen auch unbedingt elektronisch aufbewahrt werden müssen. Den elektronisch erhaltenen Beleg auszudrucken und ihn abzuheften reicht nicht aus. Wenn eine digitale Signatur verwendet wurde, muss auch das Zertifikat zusammen mit der Rechnung gespeichert werden.